كيف يمكن للتواصل المفتوح أن يحسن الصحة العقلية في مكان عملك

قوة الاتصال المفتوح من أجل الصحة العقلية في أماكن العمل

إن الصحة العقلية في مكان العمل قد انتقلت من الاهتمام الشديد إلى أولوية أساسية للأعمال، حيث تواجه المنظمات ارتفاع معدلات حرق الموظفين، وقلقهم، وتحولهم، واستراتيجية واحدة منخفضة التكلفة وذات أثر كبير، وهي دائماً سطحية: الاتصال المفتوح، وعندما يشعر الموظفون بالأمان النفسي بما يكفي للإعراب عن القلق، وتبادل الأفكار، وطلب المساعدة دون خوف من الانتقام، تستفيد المنظمة بأكملها، وتدرس هذه المادة الآثار العلمية وراء استراتيجيات التواصل المفتوحة، فتعطي الأولوية،

لماذا الاتصالات المفتوحة أكثر من أي وقت مضى

ولا يتعلق الأمر بمجرد الحديث عن المزيد من الكلام، بل يتعلق بإنشاء قناة تتدفق فيها المعلومات والعواطف والتغذية المرتدة بحرية في جميع الاتجاهات، وفي بيئة آمنة نفسياً، يكون الموظفون مستعدين للحديث عن الأخطاء واقتراح حلول غير تقليدية، والاعتراف بصعوبة تخطيها، وقد تبين من البحوث التي أجراها مشروع أرسطو في غوغل أن السلامة النفسية هي الناظم الأول لفعالية الفريق، وأن هناك 76 في المائة من العاملين في مجال الصحة العقلية الذين يُكشف عنهم في مركز العمل.

وعندما يكون الاتصال مغلقا أو متقلبا، يتكاثر الإجهاد، ويشغل الموظفون ثغرات المعلومات مع القلق، وتضاعف الافتراضات، وتعمق فك الارتباط، وفي المقابل، يقلل الاتصال المفتوح من الغموض، ويعزز الثقة، ويدعمون الرفاه العاطفي بشكل مباشر، ويشعرون بأن 77 في المائة من العمال الذين يشعرون بقيمهم العقلية لا يبلغون عن رضاهم عن القيمة العالية للعمل إلا بنسبة 39 في المائة.

تشمل الفوائد الرئيسية للبلاغ المفتوح ما يلي: ]

• تعزيز الثقة بين الأشخاص وتخفيض عدد حالات النميمة في أماكن العمل
• انخفاض مستويات الصراع والتوصل إلى حل أسرع للخلافات
• زيادة التعاون والابتكار بين الأفرقة
• زيادة الإحساس بالانتماء، لا سيما بالنسبة للفئات الممثلة تمثيلا ناقصا
• تحسين الأداء الوظيفي ومعدلات الاحتفاظ بالموظفين

الصلة المباشرة بين الاتصالات والصحة العقلية

فالتواصل المفتوح لا يشعر فقط بالراحة، بل ينطوي على مزايا جسدية ونفسية قابلة للقياس، وعندما يستطيع الموظفون التعبير عن شواغلهم دون خوف، تتحول نظمهم العصبية من نمط القتال أو الطيران، وتخفض مستويات الكورتيسول، ويساهم الإجهاد المزمن في الإكتئاب، والاضطرابات النفسية، والأمراض القلبية الوعائية، مما يجعل الموظفين منفذاً آمناً للمناقشة هو تدبير صحي وقائي.

الحد من التوترات والقلق

وكثيرا ما تكون المخاوف غير المكتظة متقلبة، وعندما يتمكن الموظفون من مناقشة شواغل عبء العمل، أو الصعوبات بين الأشخاص، أو التحديات الشخصية، فإنهم يكتسبون منظورا ويكتشفون في كثير من الأحيان أن أقرانهم يتقاسمون مشاعر مماثلة، وأن عمليات التفتيش الهيكلية، مثل الاجتماعات التي تعقد على أساس واحد مع المديرين، تخلق نمطا يمكن التنبؤ به للشواغل الجوية، ووفقا لمنظمة الصحة العالمية، فإن الإكتئاب والقلق العام قد كلفت الاقتصاد العالمي بحوالي تريلي دولار.

تعزيز الترضية والعمل

ويرجح أن يظل الموظفون الذين يشعرون بأنهم سمعوا مع منظمتهم خمس مرات، ومن المرجح أن يوصيوا أماكن عملهم بالآخرين، وفقاً لجمعية إدارة الموارد البشرية، ويظهر الاتصال المفتوح الاحترام - وهو ما يدل على أن القيادة تقدر الشخص بأكمله وليس ناتجه فحسب، وعندما يكون الحوار الشفاف متأصلاً في الثقافة، يربط الموظفون قيمهم الشخصية ببعثة الشركة، مما يدفع الدافع الأساسي.

تشجع على البحث عن المساعدة

ويظل الوصمة أكبر حاجز للدعم في مجال الصحة العقلية في العمل، وفي العديد من المنظمات، يخشى الموظفون أن ينظر إلى مناقشة الصحة العقلية على أنها ضعف أو خطر تطوّر حياتهم المهنية، ويطبيع الاتصال المفتوح هذه المحادثات، وعندما يتكلم القادة والمديرون صراحة عن تحدياتهم الخاصة أو أهمية الرعاية الذاتية، يمنحون إذنا ضمنيا للآخرين بطلب المساعدة، وقد تبين من دراسة نشرت في مجلة علم النفس في مجال الصحة المهنية أن أماكن العمل التي تزيد فيها مستويات السلامة النفسية قد شهدت 40 في المائة.

Improves Emotional Regulation and Resilience

فإعادة التوازن تنشط أجزاء من الدماغ المنخرط في التنظيم والوعي الذاتي، وعندما تكون الأفرقة منتديات منتظمة لتبادل النجاحات والكفاحات - مثل التحذيرات اليومية أو الفحوص الأسبوعية التي تقوم على الأعضاء ببناء القدرة على التكيف الجماعي، وتتعلم التنبؤ بنقاط الإجهاد، وتدعم بعضها بعضاً، وتكيفها بشكل أسرع مع التغيير، وهذا يؤدي بمرور الوقت إلى نشوء ثقافة تُعامل فيها النكسات على أنها فرص للتعلم وليس على الفشل.

الاستراتيجيات العملية لبناء الاتصالات المفتوحة

ولا يمكن تحقيق بناء اتصال مفتوح بمذكرة واحدة، بل يتطلب بذل جهود مدروسة ومتواصلة على مختلف مستويات المنظمة، كما أن الاستراتيجيات التي ثبتت جدواها، التي ينظمها مجال التنفيذ.

1 - تطبيع التغذية على جميع المستويات

إنشاء قنوات رسمية وغير رسمية للتغذية المرتدة من أجل التدفق إلى أعلى، وإلى الأسفل، وإلى جانب المنافذ الجانبية، ولزيادة التغذية المرتدة، واستخدام الدراسات الاستقصائية للنبضات والاجتماعات التي تعقد على مستوى التقلبات، ولتضمين تعليقات الأقران المنظمة، وللقيام بتعليم المديرين، وتدريب القادة على فن التسليم الواضح، والتعاطف، وتجنب إعادة النظر في الآراء السنوية، التي لا تتردد على النظر فيها، بحيث تكون فعالة بدلا من ذلك، اعتماد دورة مستمرة.

2 - عقد اجتماعات منتظمة الغرض - الـ ديريفن

وينبغي أن تكون الاجتماعات مكاناً آمناً، وليس مجرد إلقاء للمعلومات، وأن تبدأ كل اجتماع مع جولة قصيرة من جولات التفتيش حيث يمكن للجميع أن يشاطروا كيف يشعروا (الخيار، ولكن معروضين)، وأن تستخدموا جدول أعمال واضح وأن تكفلوا دعوة أعضاء الفريق الأكثر هدوءاً إلى المساهمة، وأن تنظروا في تيسير الاجتماع، بحيث يتعلم كل صوت القيادة، وأن تهيأوا الوقت اللازم لتخ الأفكار الخلاقة دون الحكم الفوري، وهذا يبني الثقة.

3 - استخدام استقصاءات مجهولة الهوية لشواغل مخفية سطحية

وحتى في الثقافات المفتوحة، يتردد بعض الموظفين في الحديث عن مواضيع حساسة: سلوك المدير، أو المساواة في الأجور، أو قضايا الصحة العقلية الشخصية، ولا تزال الدراسات الاستقصائية التي لا تُعرف باسمها أداة قوية، إذ تستخدمها كل ثلاثة أشهر لتتبع المشاعر العامة، وتحديد الاتجاهات، والتقدم المرجعي، غير أن العمل على النتائج يتسم بالشفافية، وإذا ما تشاطر الموظفون الشواغل ولا يرون أي تغيير، فإن الدراسات الاستقصائية المقبلة ستتم عن السخرية.

4 - الاستثمار في تدريب المديرين في مجال الاتصالات

والمديرون هم محور الاتصال المفتوح، إذ يمكن للمدير الذي يفصل أو يتجنب أن يلغي جميع الأعمال الجيدة لسياسات الموارد البشرية، ويوفر التدريب على الاستماع النشط، والاستجابة التعاطفية، وتسوية النزاعات، ويعلم المديرين كيفية الشروع في محادثات صعبة مثل التحقق من هوية موظف يبدو أنه منسحب، كما أن عمليات لعب الأدوار فعالة بشكل خاص، ويشير استعراض الأعمال التجارية في هارفارد إلى أن المنظمات التي تستثمر في تنمية المديرين تشهد انخفاضا بنسبة 22 في المائة في الأداء و 21 في المائة.

5- إنشاء قنوات متعددة للاتصال

ولا يتواصل الجميع بنفس الطريقة، بل يفضل البعض المحادثات وجها لوجه؛ ويفضل آخرون القنوات المكتوبة أو غير المتناظرة؛ ويعرضون خيارات: برامج التراسل الفوري، وصناديق الاقتراحات، ومنتديات الإنترنت، وساعات العمل المقررة مع القيادة؛ ويكفلون حصول الموظفين عن بعد والهجين على مكالمات فيديو على قدم المساواة مع الآخرين باستخدام الكاميرات لصيانة الشعاب غير الإلكترونية، ويعززون أدوات التعاون من أجل الحوار الجاري.

Creating a Psychologically Safe Environment

فالتواصل المفتوح لا يزدهر إلا عندما يشعر الموظفون بالأمان، فالسلامة النفسية التي درستها أصلاً أيمي إدموندسون، تُعرَّف بأنها الاعتقاد بأن الشخص لن يُعاقب أو يُذلَل بسبب الحديث عن الأفكار أو الأسئلة أو الشواغل أو الأخطاء، وهي حجر الأساس في الاتصال المفتوح.

تعزيز الاحترام والدمج

وينبغي تقدير كل صوت بغض النظر عن الدور أو الحيازة أو الهوية، ويمكن للقادة أن يصيغوا هذا الأمر عن طريق البحث عن مدخلات من المفترسين والموظفين المبتدئين وأعضاء الأفرقة المتنوعة، واستخدام أسلوب الانطلاق المنظم في الاجتماعات بحيث لا تغرق الأصوات المهيمنة الآخرين، ومعالجة الاعتداءات الدقيقة بسرعة وشفافية، وعندما يكون الاحترام هو المعيار، يشعر الموظفون بالأمان بجعلهم يعملون.

يمكن الاقتراب منه و الضعف

فالزعماء الذين يعترفون بأنهم لا يملكون جميع الإجابات التي تشير إلى أن من حسن أن يكون الإنسان، إذ أن هناك قصصاً عن التحديات الشخصية، سواء كانت انتكاسات مهنية أو معارك في مجال الصحة العقلية )بداخل حدود مناسبة(، وهذا الضعف يدعو إلى المعاملة بالمثل، فالزعيم الذي يقول " لقد شعرت بالبالغة مؤخراً - كيف يمكننا أن نضع أولويات هذا الأسبوع؟ " يشجع الموظفين على أن يفعلوا الشيء نفسه.

تطبيع الضعف كقوة

وفي كثير من الثقافات، ينظر إلى الضعف على أنه ضعف، إذ يُنظر إلى الضعف على هذا النحو من خلال الاحتفال بأمثلة أعضاء الفريق الذين طلبوا المساعدة أو أخذوا يوماً للصحة العقلية أو اعترفوا بخطأ وتعلموا منه، وإدراج هذه القصص في طقوس جماعية مثل " لحظات التعلم " في نهاية البصمة، ومع مرور الوقت، يصبح الفعل الذي يُلقى على نفسه علامة على الشجاعة وليس المسؤولية.

توفير موارد الصحة العقلية

فالتواصل المفتوح بشأن الصحة العقلية مكتمل دون وجود نظم دعم، إذ تقدم برامج مساعدة الموظفين، وخدمات المشورة، وأيام الصحة العقلية، وتدريب المديرين على التعرف على علامات الاستياء وربط الموظفين بالموارد، وتبادل المعلومات عن هذه الموارد مراراً وتكراراً وفي أشكال متعددة مثل مجموعات الملصقات والملصقات الداخلية، وبالتالي تصبح جزءاً من الذاكرة التنظيمية.

الدور الحاسم للقيادة

فالزعامة تُعدّل نبرة مناخ الاتصال بأكمله، وإذا ما ظلّت هذه القاعدة غير متاحة أو لم تتواصل إلاّ من خلال مذكرات مُهذبة، فإن الموظفين سيدركون أن الانفتاح لا يُقدر حقاً، ويجب على القادة أن يجسدوا الاتصالات المفتوحة كل يوم.

الرصاص من قبل إكرامبل

وينبغي أن يشارك كبار القادة في نفس حلقات التغذية المرتدة التي يتوقعونها من الآخرين، وأن يتوجهوا إلى قاعات المدينة، وأن يستجيبوا لأسئلة الموظفين، وأن يعترفوا بالأخطاء علنا، وعندما يرسل الزعيم رسالة إلكترونية " جولة للفرز " ثم يقوم فعلا بتنفيذ التغييرات القائمة على التغذية المرتدة، فإن الرسالة صاخبة وواضحة:

أن تكون شفافة بشأن قرارات الشركة

فالعدم اليقين هو العامل الرئيسي الذي يثير القلق في أماكن العمل، وعندما يشاطر القادة الحجج وراء إعادة التشكيل أو التغييرات في السياسات أو التحديات المالية حتى عندما تكون الأخبار صعبة الحد من الخوف والمضاربة، تبين من دراسة غالوب لعام 2022 أن 23 في المائة فقط من الموظفين يوافقون بقوة على أن القادة يبقون على علم، وأن الشفافية تغلق تلك الفجوة وتبني الثقة.

المشاركة النشطة

لا تنتظر من الموظفين أن يأتوا إليك، اذهب إليهم، واستخدم جلسات " اسخر مني أي شيء " ، وزيارة اجتماعات الفريق، وخصص ساعات عمل مخصصة، وفي المنظمات الأكبر، ينشئ أفرقة للموارد من الموظفين تعمل كوصلات اتصال مباشرة للقيادة، وعندما يدعو القادة باستمرار إلى تقديم مدخلات، فإنهم يعززون أن كل وجهة نظر تحظى بالترحيب.

الاعتراف والانفتاح

وإذا أثار موظف قلقا صحيحا أو اقترح فكرة مبتكرة، اعترف بذلك صراحة، فالاعتراف العام لا يكافئ الفرد فحسب، بل يُشير إلى الآخرين الذين يتكلمون قيّمة، والنظر في إدراج " الاتصال " في استعراضات الأداء، ويمكن أن يكون الاعتراف بسيطا بقدر ما يكون مجرد صرخة في رسالة إلكترونية على نطاق الشركة أو رمزا صغيرا للتقدير.

قياس أثر الاتصال المفتوح

ولكي تحافظ المنظمات على الاتصال المفتوح، يجب أن تتعقب آثاره وأن تعدل الاستراتيجيات حسب الحاجة، وينبغي أن يكون القياس كميا ونوعيا على حد سواء.

استقصاءات الموظفين

استخدام أدوات مصدق عليها مثل جدول السلامة النفسية أو الدراسة الاستقصائية المتعلقة بمشاركة الموظفين لقياس الانفتاح المتصور، بما في ذلك بنود محددة مثل " أشعر بالارتياح في التحدث إلى مديري بشأن الشواغل " أو " أعتقد أن أفكاري تؤخذ على محمل الجد " .

مقاييس الأداء والمشاركة

تحليل التغيرات في الإنتاجية والتغيب ومعدلات الدوران قبل وبعد تنفيذ مبادرات الاتصال المفتوحة، والنظر على وجه التحديد إلى التغيب عن الصحة العقلية والتقلب الطوعي، والتوجه التنازلي في كليهما مؤشر واضح على تحسين الرفاه، وكذلك تتبع معدلات المشاركة في برامج الصحة العقلية وقنوات التغذية المرتدة.

الدورات التأهيلية النوعية

عقد جلسات استماع منظمة يمكن للموظفين فيها تبادل خبراتهم دون حضور مدير، ويمكن لميسر خارجي أن يساعد على استخلاص آراء صادقة، واستخدام هذه الدورات لتحديد قصص النجاح ونقاط الألم المتبقية، وتسجيل المواضيع وإعادتها إلى مسارات استراتيجية الاتصال.

رصد التحول والاحتفاظ

وكثيرا ما تكشف المقابلات المباشرة عن تعطل الاتصالات كسبب أساسي للمغادرة، وتتبع الأسباب التي استشهد بها لمغادرة البلد ومقارنة هذه البيانات ببيانات التعاقد، وإذا ما ذُكر مرارا، تستهدف هذه المسائل بتحسينات محددة، ومن الناحية المقابلة، فإن الاحتفاظ بسجلات عالية الأداء - إذا بقيا، يكون علامة قوية على أن ثقافة الاتصال تعمل.

الاستنتاج: الأثر السلبي للاتصالات المفتوحة

فالتواصل المفتوح ليس مهارة سهلة، بل هو أداة استراتيجية لتحسين الصحة العقلية في أماكن العمل، والاحتفاظ بالموظفين، والأداء التنظيمي، وعندما يشعر الموظفون بالأمان في الكلام، يتناقص الضغط، ويرتفع مستوى المشاركة، ويصبح السعي إلى المساعدة أمراً عادياً، وتتجاوز الفوائد الفردية: فالأفرقة تتعاون بشكل أكثر فعالية، وتتسارع الابتكارات، وتبني المنظمة القدرة على مواجهة التحديات المقبلة.

يتطلب إحداث تغيير دائم التزاماً من كل مدير من المستوى الأول إلى المدير التنفيذي التنفيذي ] بتنفيذ نظم تغذية شفافة، والاستثمار في تدريب المديرين، وقابلية التأثر، يمكن للقادة تحويل مكان عملهم إلى مكان يزدهر فيه الصحة العقلية، والاستثمار في حده الأدنى؛ والعائد هو قوة عاملة أكثر صحة وأسعد وأكثر إنتاجية.

For further reading, explore the resources available through the World Health Organization’s workplace mental health guidelines], the American Psychological Association’s healthy workplace resources, and the Harvard Business Review’s curated content on psychological safety.