دور المؤسسة في مجالي الثقة والتعاون

فالثقة والتعاون يشكلان حجر الأساس لأي فريق ناجح من أفرقة مشاريع الفصول، أو إدارة في العمل، أو لجنة المتطوعين، وعندما يكون هذان العنصران حاضرين، تشعر المجموعات بمزيد من المشاركة، ويصبح الخبرة العامة أكثر مكافأة، غير أن بناء الثقة والتعاون والحفاظ عليهما لا يحدثان عن طريق الخطأ؛ بل يتطلبان بذل جهود مدروسة من جانب كل من القادة والأعضاء، وتوفر هذه المادة استراتيجيات عملية تدعمها الأدلة لتعزيز التعاون والثقة داخل أي مجموعة.

التعاون هو العمل معاً نحو الأهداف المشتركة، والثقة هي الثقة بأن الآخرين سيتصرفون بسلامة وموثوقية وعلاقات، وتظهر البحوث باستمرار أن الجماعات ذات الثقة تتفوق على الشركات ذات الثقة المنخفضة في كل متر تقريباً، بما في ذلك الإنتاجية والابتكار وترضية الأعضاء، وعلى سبيل المثال، فإن مشروع غوغل آرستلي يحدد السلامة النفسية - مناخ يشعر فيه الناس بالأمان لمواجهة المخاطر ويضعون في مستوى الفعالية.

لماذا تهزّم المجموعات بالثقة

ومن بين الحواجز المشتركة سوء الاتصالات، وعدم وضوح الأدوار، وتنازع الأولويات، والتجارب السلبية السابقة، وبدون جهد متعمد، يمكن للجماعات بسهولة أن تتسلل إلى اتصالات دفاعية، وأعمال متأصلة، ومشاركة سلبية، ويجب على القادة والأعضاء أن يعترفوا بهذه المجازر وأن يعملوا بنشاط على مواجهتها، وبالإضافة إلى ذلك، فإن الاختلافات الثقافية، وأساليب العمل المختلفة، وديناميات القوى غير المتساوية يمكن أن تضعف الثقة إذا لم تُعالج على نحو صريح.

عدد القادة

وقد وضع القادة نبرة المجموعة بأكملها، وتؤثر إجراءاتهم وقراراتهم تأثيرا مباشرا على ما إذا كانت الثقة والتعاون تزدهر أو تزدهر، والاستراتيجيات التالية حاسمة.

نموذج جدير بالثقة بي

ويجب على القادة أن يمشوا في الكلام، وهذا يعني الاعتراف بالأخطاء، والوفاء بالوعود، ومعاملتها بمعلومات حساسة بتقدير، وعندما يبرهن القادة على ضعفهم، مثلاً، فإنهم " ارتكبوا خطأ في ذلك التقرير " - وهم يشيرون إلى أن من الآمن للآخرين أن يكونوا صادقين، وأن النزاهة لا يمكن التفاوض بشأنها، وأن الزعيم الذي يخفي الإخفاقات أو التحولات في اللوم سيخفف من الثقة على نحو سريع.

"أقود مع التعاطف"

إن التعاطف يتجاوز فهم وجهات نظر الآخرين، وهو ينطوي على الاهتمام بنشاط برفاههم، فالقيادة الذين يفتشون أعضاء الفريق ليس فقط عن العمل بل أيضاً عن كيفية قيامهم شخصياً ببناء ثقة عميقة، كما أن الحركات البسيطة التي تسخر من " كيف كانت عطلة نهاية الأسبوع؟ " أو " ما الذي يمكنني أن أؤيده هذا الأسبوع؟ " كيف يرى الزعيم الشخص بأكمله، ويصبح التعاطف حاسماً بوجه خاص في أوقات الحاجة أو الإجهاد.

تشجيع الاتصال المفتوح

إنشاء قنوات متعددة للحوار الصادق، تشمل عمليات التفتيش المنتظمة التي تجرى على أساس واحد، وأدوات التغذية المرتدة المجهولة، واجتماعات الأفرقة التي يُسمع فيها كل صوت، وينبغي للزعماء أن يطرحوا أسئلة مفتوحة مثل " ما الذي يجعل تعاوننا أسهل؟ " والاستماع دون انقطاع، ومن المهم أيضاً أن يتصرفوا على التعليقات الواردة؛ وإلا فإن الناس سيتوقفون عن التشارك، ويقلل الاتصال المفتوح من سوء الفهم ويبني على قدر من النقد الجماعي.

تحديد التوقعات

ويولد التعسف عدم الثقة، ويبرز بوضوح الأدوار والمسؤوليات والمواعيد النهائية وعمليات صنع القرار، ويستخدم مصفوفة أو أداة مماثلة لكي يعرف الجميع من هو المسؤول عن ما، وعندما تكون التوقعات شفافة، يمكن للأعضاء مساءلة بعضهم البعض دون نزاع شخصي، ويمنع هذا الوضوح أيضاً ازدواجية الجهود ويكفل الاعتراف بالإسهامات على نحو عادل، وفيما عدا المهام، ينبغي للزعماء أن يوضحوا القواعد المتعلقة بالاتصالات، على سبيل المثال، أوقات الاستجابة للالبريد الإلكتروني، والالتقاء والتكات،

توفير الدعم والموارد

فالثقة تتطلب من القادة أن يهتموا بنجاح فريقهم ورفاهه، وأن يوفروا الأدوات والتدريب والوقت اللازمين لإكمال العمل بفعالية، وإذا ما كافح أحد الأعضاء، يقدم التدريب بدلاً من النقد، فالقادة الذين يزيلون العقبات يثبتون أنهم يستثمرون في النجاح الجماعي للمجموعة، مما يحفز الأعضاء على الاستثمار في جهودهم، بالإضافة إلى أن القادة ينبغي أن يدعووا إلى فريقهم إلى ضمان الميزانية، والوضوح، وفرص التطوير الوظيفي.

الاعتراف بالتبرعات

إن الاعتراف بكل من الإنجازات الفردية والجماعية يعزز السلوك التعاوني، فالثناء العام، أو الملاحظات المكتوبة بخط اليد، أو الشكر اللفظي البسيط، ينبغي أن يكون الاعتراف محددا للسلوك الذي ترغب في تشجيعه: " شكراً على تأخرك في مساعدة بريا على إكمال التحليل " هو أقوى من " وظيفة جيدة " عامة، وهذه الممارسة تعزز الروح المعنوية وتظهر أن التعاون جدير بالثناء، وينبغي أيضاً للزعماء أن يحتفل بالجهد الإضافي، وليس فقط، لتشجيع النتائج.

بناء العلاقات

فالعلاقات القوية بين الأشخاص هي الغراء الذي يجمع بين مجموعة، وينبغي للزعماء أن يستثمروا وقتا في أنشطة بناء الأفرقة التي تتجاوز مفكك الجليد السطحي، وأن ينظروا في عمليات منظمة مثل " حقيقتين وكذبة " ، أو تجمعات اجتماعية غير رسمية مشتركة، وعندما يعرف أعضاء المجموعة بعضهم البعض بأنهم أشخاص - لا أدوار فقط - ينبغي أن يكون لديهم استعداد أكبر لخلق الثقة والتعاون، ينبغي أيضا أن يكون بناء العلاقات جاريا.

إنشاء نظم للمساءلة

فالثقة تزدهر عندما يلتزم الجميع بنفس المعايير، وينبغي للقادة تنفيذ عمليات شفافة لتتبع التقدم، مثل المشاهدات المنتظمة، أو المواضع المشتركة، أو أدوات إدارة المشاريع، وعندما يفتقد أحد ما التزامه، يتصدى لها على نحو خاص وبنّاء، مع التركيز على الآثار والحلول بدلاً من إلقاء اللوم، وتطمئن المساءلة المتماسكة المجموعة إلى أن العدالة قائمة - لا يحصل المرء على تصريح مرور حر بينما يحمل الآخرون الحمولة.

عدد أعضاء الفريق

الثقة والتعاون ليسا مسؤولية القائد فحسب كل عضو يسهم في ثقافة المجموعة، هنا طرق قابلة للتنفيذ لتكون شريكاً جديراً بالثقة وتعاونياً

يُعتمد عليه

إن متابعة الالتزامات هي أبسط طريقة لبناء الثقة، وإذا قلتم أنكم ستكملون مهمة يوم الثلاثاء، إفعلوها، وإذا نشأت عقبات غير متوقعة، فإن الاعتماد عليها تراكمي: حالات صغيرة من مجمعات الاعتماد على الذات في سمعة جديرة بالثقة، والأعضاء الذين يكتسبون دائما ثقة أقرانهم، كما أن الموثوقية تشمل الظهور في الوقت المناسب، والإعداد للاجتماعات، والاستجابة للرسائل في الوقت المناسب.

الممارسة العملية للاستماع

الاستماع النشط يعني أن تُولي اهتمامك الكامل للمتكلم، وتطرح أسئلة واضحة، وتُشير إلى تأكيد التفاهم، وتتجنب أي انقطاع أو تخطيط لردّك بينما يتحدث الشخص الآخر، وهذا السلوك يُظهر احتراماً لمنظورات الآخرين ويقلل من سوء الاتصال، وعندما يشعر الناس بأنهم أكثر استعداداً للتعاون وتبادل الأفكار بشكل صريح، كما أن الاستماع النشط ينطوي على ملاحظة الوسائد والمشاعر غير المفرومة، والرد على التعاطف.

مساعدة مقدمة

التعاون متبادل، ابحث عن فرص لمساعدة الزملاء، سواء عن طريق تقاسم الخبرات أو تغطية المهمة أو تقديم التعليقات، وتقديم المساعدة دون أن يطلب منها بناء حسن النية وتعزيز شبكة الأمان التابعة للمجموعة، وهذا، بمرور الوقت، يخلق ثقافة تطبيع فيها المساعدة بدلا من النظر إليها كعلامة ضعف، وإذا رأيت شخصا يكافح، لا ينتظر مساعدة محددة: " لدى خبرة في هذا التحليل " ، فهل ستسيرون؟

افتحوا الباب

ومن الضروري أن نوجه النقد البناء للنمو، وعند تلقي التعليقات، والاستماع دون الدفاع، وطلب التفاصيل، والإمتنان، والرد على ذلك، سأعمل على ذلك " شكراً لكم " ، يظهر النضج والالتزام بالتحسين، وكذلك، عند تقديم التعليقات، القيام بذلك باحترام وخصوصية، مع التركيز على السلوكيات وأثرها بدلاً من السمات الشخصية، واستخدام نموذج الهيئة الفرعية للتنفيذ (الوضع، والعمل الموضوعي، والتأثير).

إبقى إيجابية

فالخطابات معدية، والتوقعات الإيجابية تساعد على انتكاسات المجموعة دون فقدان الزخم، وهذا لا يعني تجاهل المشاكل، بل بالأحرى تجاهل التحديات كفرص والتركيز على الحلول، والأعضاء الذين يحافظون على نبرة بناءة خلال الأوقات الصعبة، يلهمون المرونة في الآخرين ويعززون روح التعاون، ويمارسون العرف على أعضاء الفريق على مساهماتهم ويتجنبون الثرثرة أو الثقة التي تقوض.

المشاركة بنشاط

فالثقة تنمو من خلال المشاركة، وتظهر على نحو مُستعد، وتساهم في المناقشات، وتتطوع للقيام بالمهام، وتُشير المشاركة النشطة إلى أنكم تستثمرون في نجاح المجموعة، كما تضمن أن القرارات تُسترشد بتنوع من المنظورات، مما يؤدي إلى نتائج أفضل، وأن الأعضاء الذين يسحبون الثقة أو يُطلقون عليها أحراراً، ويخلقون الاستياء لدى من يحملون الحمولة، وإذا ما تم التعهد بهم، فستجدون سبلاً للإسهام في ذلك قبل تبادل الأفكار كتابةً.

زراعة نم

بحث كارول دويك عن عقلية النمو ينطبق مباشرة على المجموعات الأعضاء الذين يعتقدون أنهم يستطيعون تحسينه من خلال الجهد هم أكثر عرضة للتأثر بالتحديات، والتعلم من التغذية، ودعم تنمية الآخرين، وعندما تعتمد مجموعة مجتمعة عقلية النمو، تصبح الفشل تجارب تعلمية بدلا من إلقاء اللوم على الجلسات، وتشجيع زملاء الأفرقة بالقول: " نحن لم نحل هذا بعد، ولكننا نتعلم ونحتفل بالتقدم.

Creating a Trustworthy Environment

وبالإضافة إلى السلوك الفردي، يجب على المجموعة أن تزرع مجتمعة بيئة يمكن أن تزدهر فيها الثقة والتعاون، وهناك عنصران حاسمان هما السلامة النفسية والمعايير المشتركة.

تعزيز السلامة النفسية

إن السلامة النفسية هي الاعتقاد بأن المرء لن يعاقب أو يذلل من أجل الحديث عن الأفكار أو الأسئلة أو الشواغل أو الأخطاء، ويمكن للقادة أن يشيروا إلى السلامة بدعوة المعارضة: " أود أن أسمع منظورا مختلفا عن هذا " ، ويمكن للأعضاء أن يعززوه بالرد على أسئلة لا تدحض عندما يتحدى شخص ما أفكاره، ويظهر بحث أيمي إدموندسون في هارفارد أن الأفرقة ذات السلامة النفسية العالية تتعلم بسرعة وتحسن أداءها.

Establish Group Norms

فالاتفاق الصريح على القواعد التي تحكم التفاعلات وصنع القرار، مثلا: " سنبدأ وننهي الاجتماعات في الوقت المناسب " ، و " سنأخذ بإرادة إيجابية " ، و " سنتقاسم الائتمان بسخاء " ونكتب هذه القواعد ونعيد النظر فيها دوريا، وتعطي القواعد حجر عثرة للسلوك وتخفف من الغموض فيما يتعلق بما هو مقبول، وتشمل القواعد حول النزاع: " وسنتناول الخلافات مباشرة ولكن باحترام " .

تصميم الإدماج

فالثقة تتطلب من جميع الأعضاء الشعور بأنهم ينتمون إلى جماعات شاملة تسعى بنشاط للحصول على مدخلات من أصوات أكثر هدوءا، ونظام حديث متعفن في الاجتماعات، وضمان الاعتراف بالمساهمات بغض النظر عن الأقدمية أو الخلفية، وينبغي للقادة أن يشاهدوا أنماط الهيمنة ويتدخلوا برفق: " لم نسمع من بعض الناس؛ دعونا نسمع من أي شخص لم يتكلم بعد " ، وعندما يشعر الجميع بأصواتهم، يعمق الجميع في المجموعة.

استراتيجيات حل النزاعات

فالصراع أمر لا مفر منه، ولكن الصراع الذي يدار بطريقة سيئة يدمر الثقة، ويمكن أن يؤدي اتباع نهج منظم في حله إلى تحويل الخلافات إلى فرص للنمو.

معالجة المسائل في مرحلة مبكرة

فالتجنب يسمح بالاستياء من أجل الخوض في النزاع، ويعالجه بسرعة بينما لا تزال المشاعر قابلة للتدبر، ويستخدم نبرة هادئة ويضع إطارا للمحادثة حول الأهداف المشتركة: " نريد أن ينجح هذا المشروع معا، ولكنني لاحظت أن لدينا أفكارا مختلفة عن الجدول الزمني، فهل يمكننا أن نتحدث عنه؟ " ويمنع التدخل المبكر التصعيد ونماذج تسوية المنازعات على نحو سليم، ويضع جدولا لمحادثة عامة، ويعطي الشخص الآخر حيزا للإعداد.

التركيز على المصالح، وليس على المواقف

إن الموقف هو طلب محدد (مثلاً، " يجب أن نستخدم هذا البائع " ) بينما الاهتمام هو الحاجة الأساسية (مثلاً، " أريد أن أضمن الجودة والبقاء في الميزانية " )، ونشجع الأعضاء على التعبير عن مصالحهم، وغالباً ما يكون هناك حل خلاق يلبي كلا الجانبين بمجرد فهم المصالح، فإن مقياس " النزاع البرتقالي " التقليدي يجيد استخدامه بنفس القدر من البرتقالي، ولكن أحدهما يحتاج إلى الخفيه.

الوساطة

إن لم يتمكن الطرفان من حل النزاع بمفردهما، فإن الطرف الثالث المحايد يمكن أن يسهل ذلك، ويمكن أن يكون القائد أو ممثل الموارد البشرية أو زميل محايد، ويتمثل دور الوسيط في ضمان أن يشعر كل شخص بالسمعة، وإعادة صياغة البيانات بطريقة محايدة، وتوجيه المجموعة نحو اتفاق مقبول من الطرفين، والوساطة مفيدة بصفة خاصة عندما تكون المشاعر عالية أو دينامية القوى هي التي تسخر من المحادثة، ووضع قواعد أرضية: لا تقاطع، ولا تلوم، تركز على المسائل.

تشجيع التكفير

لا ينتهي كل صراع بفوز مثالي، أحياناً أفضل نتيجة تتطلب من كل طرف أن يتخلى عن شيء، ثقافة تقدر الخير الأكبر على الإنتصارات الفردية تجعل من الحل الوسط أسهل، وتذكر الأعضاء بأن مهمة المجموعة أكثر أهمية من الأفضليات الشخصية، وعندما يرى الناس أن الآخرين على استعداد للتنازل، يصبحون أكثر ثقة وتعاوناً، وتحديات خطيرة، وليس ضعفاً:

التضخم والتعلم

وبعد تسوية الصراع، يستخلاص المعلومات كمجموعة: " ما الذي نجح في عملية حلنا؟ وما الذي يمكن أن نحسنه؟ " يحول هذا التفكير الصراعات إلى فرص للتعلم ويعزز عضلة حل الصراع في المجموعة في المستقبل، ويعزز أيضا القاعدة القائلة بأن الصراعات ليست علامات على الفشل بل تضاعف الحجارة إلى ثقة أعمق.

استعملي البيانات

فعند الإعراب عن القلق، استخدم بيانات " أولا " لتجنب توجيه الاتهام، فعلى سبيل المثال: " شعرت بالإحباط عندما فات الموعد النهائي لأنني اضطررت إلى تعديل جدولي " هو أكثر إنتاجية من " تفوتك دائما المواعيد النهائية " . وتأخذ البيانات " أولا " بملكية المشاعر والتركيز على أثر السلوكيات بدلا من مهاجمة الشخص، وهذا يقلل من الدفاع ويفتح الباب أمام التعاون لحل المشاكل.

الصندوق الاستئماني والتعاون المستمران عبر الزمن

فالثقة ليست إنجازا لمرة واحدة؛ بل يجب أن تغذي باستمرار، وهنا توجد ممارسات إضافية لإبقاء المجموعة بصحة جيدة.

معاً

إن الاحتفالات الجماعية - حتى الاحتفالات الصغيرة - تتقاسم الذكريات الإيجابية - بعد بلوغ مرحلة متقدمة، يستغرق وقتاً للاعتراف بالجهد والتفكير في الرحلة، مما يبني إحساساً بالإنجاز ويعزز قيمة التعاون، ويمكن أن تكون الاحتفالات بسيطة مثل غداء الفريق، أو الصراخ في رسالة إخبارية، أو بضع دقائق في بداية اجتماع لتقاسم المكاسب، والتأكد من توزيع الائتمان توزيعاً عادلاً.

إجراء فحص منتظم

تقييم دوري لصحة الثقة والتعاون في المجموعة، إذ يمكن أن تكشف الدراسات الاستقصائية البسيطة التي لا يُعرف عنها أحد، مع الأسئلة التي من قبيل " هل تشعر بالاحترام من قبل زملائك في الفريق؟ " أو " هل تعتقد أن الفريق يعمل معاً جيداً؟ " ، عن المسائل التي ينبغي أن يتصاعد فيها، وينبغي للقادة أن يتصرفوا على أساس النتائج بشكل شفاف، وما هي التغييرات التي ستجرى، وأن ينظروا في استخدام فريق لرصد الصحة مثل نموذج Spotify Squad Health check، الذي يغطي الأمان النفسي، الذي يشمل الثقة، والتآزر.

الاستثمار في التنمية الجارية

ويمكن تعليم مهارات الثقة والتعاون، وتقديم حلقات عمل عن الاتصالات وإدارة النزاعات والاستخبارات العاطفية، والنظر في استخدام تقييمات الأفرقة مثل " الحاجز الاستئماني " أو " الدراسة الاستقصائية عن فعالية الفريق " لتحديد مجالات النمو، وعندما تستثمر المجموعة في هذه المهارات، فإنها تشير إلى أن العلاقات تهم بقدر ما تكون النتائج، وتشجيع تدريب الأقران والتدريب المتبادل لبناء ترابط وفهم أعمق.

بناء ال السفاح والتقاليد

كما أن الحركات التي تُستخدم في طقوس إمتنان أسبوعية، أو عمليات إعادة نظر شهرية، أو اجتماعات الأفرقة السنوية تُعدّ نُهجاً للتواصل، وهذه اللحظات التي يمكن التنبؤ بها تُنشئ إحساساً بالانتماء وتوفر أماكن آمنة للتغذية، كما يساعد الأشرار الأعضاء الجدد على الاندماج السريع والحفاظ على ثقافة المجموعة بمرور الوقت، وبالنسبة للأفرقة الافتراضية، النظر في مسألة تفتيش يومية أو استراحة للبن.

السلوك بعد الوفاة

بعد مشاريع أو دورات رئيسية، عقد اجتماع بعد الوفاة لمناقشة ما حدث، وما لم يحسن، وما الذي سيحسن، ووصفه بأنه تمرين للتعلم، وليس جلسة لللوم، واستخدام نموذج بسيط: "ستارت، توقف، تابع".

خاتمة

إن تعزيز التعاون والثقة داخل الجماعات هو رحلة مستمرة تتطلب التزاما من القادة والأعضاء على حد سواء، ومن خلال نموذج السلوك الجدير بالثقة، وتشجيع الاتصال المفتوح، ووضع قواعد واضحة، وإدارة الصراع بصورة بناءة، يمكن لأي مجموعة أن تهيئ بيئة يشعر فيها الناس بالأمان، والمشاركة، والدافع إلى العمل معا، والدفع كبير: الأداء الأعلى، والترضية الأعمق، والثقافة التي تجتذب الناس وتحتفظ بهم، والبدء في دورة واحدة من هذه الاستراتيجية،