كيف ستصيب فريق الأداء وسبل بناء القدرة على التكيف معاً

تأثير الأرنب على الإجهاد الغير محكوم عليه في فريقك

فالإجهاد ليس مجرد عبء شخصي؛ بل هو قوة معدية يمكن أن تمزق من خلال فريق كامل، وتضعف التعاون، وتضعف الإبداع، وتسد الأداء، وفي حين أن الضغط العرضي يمكن أن يزيد من حدة التركيز، فإن الضغط المزمن يخلق بيئة سمية حيث ينخفض الاتصال، وتعاني المعنويات، وتعاني الإنتاجية، ويفهم كيف يؤثر الإجهاد على ديناميات الأفرقة، هو الخطوة الأولى نحو بناء قوة عاملة مرنة يمكن أن تواجه تحديات في الطقس.

وفقاً لمسح الرابطة الأمريكية لعلم النفس في أمريكا، تعمل بشكل ثابت كأحد المصادر الرئيسية للإجهاد للبالغين، عندما تُترك بدون فحص، يُكلّف الإجهاد في مكان العمل الشركات الأمريكية ما يقدر بـ 300 بليون دولار سنوياً في فقدان الإنتاجية، والتغيب، ونفقات الرعاية الصحية، ولكن ما عدا الخسائر المالية، فإن التكلفة البشرية تُحدّد:

ولمكافحة هذه الآثار، يجب على القادة أن يبتعدوا عن الأساليب التقليدية لإدارة الإجهاد وأن يبنوا نهجاً استباقياً إزاء قدرة الفريق على التكيف، وأن القدرة على تحمل المشقة ليست مجرد القدرة على التكيف والنمو والارتقاء بقوة، وأن يجهزوا فريقكم بالأدوات اللازمة لإدارة الإجهاد بصورة جماعية، وأن يهيئوا أساساً لاستمرار الأداء العالي وبيئة عمل أكثر صحة.

أثر التوتر على أداء الفريق

وتتجلى الإجهاد بشكل مختلف في الأفرقة مما يحدث في الأفراد، وما يبدأ بشعور المرء بالقلق يمكن أن ينتشر بسرعة من خلال مجموعة، مما يخلق سلسلة من النتائج السلبية، ويقلل من المجالات الرئيسية التي يقوّض فيها الإجهاد أداء الفريق، إلى جانب النظر في سبب حدوث هذه الآثار وكيف تتفاقم بمرور الوقت.

تفصيل الاتصالات

وعندما يتعرض الناس للإجهاد، يعجزون عن البقاء، ويضيق نطاقهم المعرفي، ويصعب عليهم الاستماع بهمة، أو تفسير نبرة، أو اختيار الكلمات بعناية، مما يؤدي في كثير من الأحيان إلى سوء فهم، والبريد الإلكتروني السلبي، وفوتهم الوجبات في الاجتماعات، وقد يتوقف الفريق المجهد عن تبادل المعلومات الحيوية لأن الأعضاء يفترضون أن الآخرين يعرفون بالفعل أو يخشون من الحكم عليهم.

انخفاض الإنتاجية والجودة

وتعطل المستويات العالية للعقيدة الوظائف التنفيذية مثل التخطيط، وتحديد الأولويات، والاهتمام بالتفاصيل، ويرتكب الموظفون المضغوطون أخطاء أكبر، ويستغرقون وقتا أطول لإنجاز المهام، ويكافحون للحفاظ على التركيز على المشاريع المعقدة، وما يدعوه العمال في كثير من الأحيان " التموين " هو في الواقع تأجير المهام، ويزداد هذا الأمر سوءا، وقد تبين من دراسة نشرت في مجلة علم النفس في الصحة المهنية أن الأفرقة التي تعاني من ارتفاع الضغط المزمن قد زاد معدلا في الإنتاجية.

الصراع والتوتر

فالإجهاد يقلل من التنظيم العاطفي، ويجعل الناس أكثر مرونة، ودافعا، ويحتمل أن يُفترض أنهم مقصودون، ويعود ذلك إلى عدم التوصل إلى حل سريع للصراعات الكاملة، ويحول بالتالي دون الثقة والسلامة النفسية إلى ظروف تتيح الحوار المفتوح والابتكار، وقد تبين من دراسة استقصائية أجراها الفريق العالمي لرأس المال البشري التابع للحزب الشيوعي النيبالي أن الموظفين الأمريكيين يقضون حوالي ٢,٨ ساعة في الأسبوع ويتعاملون مع أماكن العمل.

انخفاض معدلات الوفيات والارتباط

ويستنزف الإجهاد المزمن الطاقة والحماس، وعندما يشعر أعضاء الفريق بالارتداد، يفقدون إحساسهم بالغرض والانتماء، ويعاني المورال من العدوى في الاتجاهين: إذ يستطيع الشخص الذي يفصل عن العمل أن يسحب المجموعة بأكملها، بينما ترتفع الثقافة المرنة إلى الجميع، ووفقا لتقرير مركز غالوب، فإن 23 في المائة فقط من الموظفين في جميع أنحاء العالم يعملون في أعمالهم، ويزيد عدد الموظفين الذين يُجهدون أكثر من ثلاثة أمثالهم.

زيادة الغياب والحاضرة

أما المشاكل الصحية المتصلة بالإجهاد، والاضطرابات، والقلق، والاكتئاب، والاكتئاب، فتتغيب عن البال، ولكن تكلفة الخفية أكبر هي التحضر: فالموظفون يأتون للعمل ولكنهم يخضعون للتدقيق البدني والعقلي، وهم أقل إنتاجاً، ويرتكبون أخطاء أكثر، ويستنزون طاقة من حولهم، وتورد مراكز مكافحة الأمراض والوقاية منها أن أعداداً غير متجانسة من الموظفين الحاليين لا تزال تعاني من المرض.

فهم مصادر التوتر

ومن أجل التصدي بفعالية للإجهاد، يجب على القادة أن يحفروا تحت سطح الأرض وأن يحددوا أسبابه الجذرية، وفي حين أن بعض الإجهادات حالة، فإن الكثير منها يبني بصورة منهجية في هيكل المنظمة وثقافتها، وفيما يلي مصادر مشتركة للإجهاد الجماعي، إلى جانب توجيه بشأن كيفية التعرف عليها والتخفيف من حدتها.

عبء العمل على الحمولة والوفاة غير الواقعية

فالضغط الأكثر وضوحاً له علاقة لا تحتمل كثيراً بالوقت أو الموارد، وعندما يتجاوز عبء العمل القدرة على إطالة أمدها، يؤدي إلى الحرق، وكثيراً ما تعاني الأفرقة مما يطلق عليه الباحثون " الزحف المبدئي " - تدفق ثابت للمشاريع والأولويات الجديدة دون إجراء تخفيضات مقابلة في العمل القائم، ويمكن للقادة تحديد عبء العمل الإضافي بتتبع ساعات العمل الإضافية، وتأخر المواعيد النهائية، والشكاوى المتعلقة بمحدودية الموارد.

ألف - التعسف والتوقعات المتضاربة

فالأدوار والمسؤوليات غير المألوفة تؤدي إلى الخلط، والجهد المضاعف، والقلق، وقد لا يعرف أعضاء الفريق من يملك المهام، وما هي القرارات التي يمكن أن يتخذوها دون موافقة، أو كيف يتوافق عملها مع الأهداف الأوسع نطاقا، ويرتبط غموض الأدوار ارتباطا وثيقا بالإجهاد والحرق، ومن الواضح أن المانع هو وضع ميثاق للفريق يحدد نطاق كل عضو وحقوقه في اتخاذ القرار، ويوضح أيضا مدى نجاحه.

الديناميات المشتركة بين الأشخاص وفقدان العلاقات

إن زملاء العمل الذين يعانون من صعوبات، والصراعات التي لم تحل، وعدم الثقة، هي مصادر إجهاد رئيسية، وعندما يشعر أعضاء الفريق أنهم لا يستطيعون الاعتماد على بعضهم البعض أو الخوف من التعرض للتقويض، فإنهم يستهلكون الطاقة على الحماية الذاتية بدلا من العمل المنتج، كما أن ضعف القيادة - ولا سيما الإدارة الدقيقة، أو العطف، أو انعدام التعاطف - يخفف من هذا الإجهاد، وأنجع التدخلات هي الاستثمار في بناء الأفرقة التي تتجاوز أنشطة الثقة.

التغيير التنظيمي وعدم اليقين

فالاحتمالات وإعادة الهيكلة والتصفية والتحولات في الاستراتيجية تخلق شعورا بعدم الاستقرار، بل إن التغيير الإيجابي يمكن أن يكون مرهقا إذا ما أعاقت الروتينات والعلاقات، ويثير عدم اليقين استجابة الدماغ للتهديد، مما يجعل من الصعب التركيز والتخطيط، وكثيرا ما تعاني الأفرقة التي تعالج التغيير المستمر من " تداعيات التغيير " حيث تصبح متشائمة وثابتة، ويمكن للقادة تخفيف ذلك بتقاسم الرؤية الشفافة.

الضغوط الخارجية من العملاء والأسواق والمنافسة

إن مطالب العملاء، والمواعيد النهائية الصارمة، وأهداف المبيعات العدوانية، والتهديدات التنافسية، هي أمور متأصلة في العديد من الصناعات، وفي حين أن بعض الضغوط يمكن أن تحفز، فإن الكثير من الضغوط تؤدي إلى الإجهاد المزمن، والمفتاح هو مساعدة الأفرقة على وضع استراتيجيات لإدارة الضغوط الخارجية دون استيعابها بطريقة مدمرة، ويشمل ذلك وضع حدود واقعية مع العملاء، وتحديد أولويات الطلبات القائمة على الأهمية الاستراتيجية، والاحتفال بفترات صغيرة للتعويض عن الضغط على الأعضاء الذين يطاردون أهدافا كبيرة.

بناء القدرة على التكيف في الأفرقة

فالارتقاء هو عضلة يمكن تعزيزها من خلال الممارسة المتعمدة والهياكل الداعمة، بدلا من مجرد إخبار الموظفين بأن " يكونون أكثر مرونة " ، يجب على القادة أن يهيئوا بيئة تعزز القدرة على التكيف على مستوى الأفرقة، وهنا خمسة استراتيجيات أساسية تدعمها البحوث وتثبت في المنظمات ذات الأداء العالي.

تعزيز السلامة النفسية

إن السلامة النفسية هي الاعتقاد بأن المرء يستطيع أن يتكلم ويتحمل المخاطر ويرتكب أخطاء دون خوف من العقاب أو الإذلال، وقد حدد مشروع " أورسطو " في غوغل بأنه الناظب الأول على فعالية الفريق، وعندما تشعر الأفرقة بالأمان النفسي، فمن المرجح أن يشاطرها القلق بشأن الإجهاد المبكر، ويطلب المساعدة، ويقترح حلولا خلاقة، ولبناء هذه السلامة، يجب على القادة أن يعارضوا الضعف بقبول أخطائهم، دون انقطاع.

وضع الأهداف الواقعية وتحديد الأولويات

فالفرق التي تشرف على الأولويات التي لها الكثير من الأولويات هي مسار سريع للتشديد عليه، بل تساعد الفريق على تحديد أهداف واضحة وقابلة للتحقيق ومواءمتها مع المهام الأكثر أهمية، واستخدام أطر مثل " أوكسيد " (الأهداف والنتائج الرئيسية) لضمان فهم الجميع " لماذا " وراء عملهم، كما تعيد النظر بانتظام في الأولويات وتخفض المهام التي لم تعد تخدم البعثة، كما أن أعضاء فريق التمكين لا يخففون من طلبات التركيز المنخفضة.

تشجيع التعاون، وليس المنافسة

المنافسة داخل الفريق - سواء فيما يتعلق بالموارد أو الاعتراف أو الترقيات - يمكن أن تزيد من حدة التوتر والضرر، وترفع الثقافة نحو التعاون من خلال مكافأة الإنجازات الجماعية بدلا من النجوم الفردية، وتستخدم المشاريع الشاملة لعدة وظائف، والتوجيه من جانب الأقران، والدورات التعاونية لحل المشاكل لتعزيز الترابط، وعندما تشعر الأفرقة بأنها تتجمع معا، فمن المرجح أن تدعم بعضها البعض خلال فترات مرهقة، ويفوز فريق الاحتفال علنا ويتقاسم الائتمانات.

توفير الموارد ونظم الدعم

ولا يمكن أن تزدهر المرونة دون موارد كافية، وضمان حصول أعضاء الأفرقة على الدعم في مجال الصحة العقلية، مثل برامج مساعدة الموظفين، وخدمات المشورة، وحلقات العمل المتعلقة بإدارة الإجهاد، والاستثمار في التدريب على مواضيع مثل إدارة الوقت، وحل المنازعات، والفكر، وتوفير الأدوات التي تقلل العبء الإداري والمهام التكرارية الآلية، بالإضافة إلى أن على القادة أن يفحصوا بانتظام ما إذا كان أي شخص يحتاج إلى أماكن إقامة أو إجهاد شخصي،

الاعتراف بالجهود المبذولة والتقدم المحرز في الاحتفال

فالاعتراف هو ترياق قوي للإجهاد، وعندما يشعر أعضاء الفريق بالتقدير، فإن إحساسهم بالغرض والانتماءات يزيد من حدة الحرق، ولا ينبغي أن يكون الاعتراف دقيقا: فإدراك صادق لكم، أو صرخة في اجتماع للفريق، أو علامة تقدير صغيرة يمكن أن تقطع شوطا طويلا، وما يهم هو أن الاعتراف محدد ومناسب التوقيت ومرتبط بالقيم والجهد، وليس مجرد نتائج.

الأنشطة العملية لتعزيز قدرة الفريق على التكيف

وينبغي ترجمة المعارف النظرية إلى عمل، ويمكن إدماج الأنشطة التالية في روتين فريقكم لبناء القدرة على التكيف بطريقة ملموسة ومستدامة.

تدريبات بناء الأفرقة

ولا يُنشأ بناء الأفرقة على قدم المساواة، بل ينبغي أن تتجاوز العمليات التي تجريها المكسرات الجليدية، وأن تركز على بناء الثقة وحل المشاكل والاتصالات تحت الضغط، وأن تحاول القيام بأنشطة مثل تحديات " غرفة الهروب " أو ألعاب استراتيجية تعاونية أو مخططات للتفكير في التصميم تتطلب من الفريق العمل معا بشأن مشكلة حقيقية في مجال الأعمال التجارية، وأن تيسر، بعد كل عملية، إجراء استطلاعات لمناقشة ما تعلمه الفريق من معالجة الإجهاد والنزاعات معا.

الوعي وممارسات الاستجلاء

ويفيد الفريق في تنظيم مشاعره والاستمرار في الحضور تحت الضغط، وفي تنظيم دورات قصيرة ومرشدة في بداية الاجتماعات أو أثناء فترات العطلات، ويظهر البحث أن عدد دقائق قليلة من التمارين التنفسية يمكن أن يقل من مستويات التحلل، ويدرس، بدلا من ذلك، الاسترخاء التدريجي للعضلات أو يقود " فحصا دقيقا " حيث يتقاسم كل شخص مستوى الضغط الحالي على نطاق يتراوح بين ١ و ١٠.

القروض العادية لتغذية الأغذية

ومن شأن إيجاد فرص منظمة للتغذية المرتدة أن يساعد على معالجة الإجهاد قبل أن يصبح مزمناً، وتنفيذ " عمليات تفتيش للنبض " أسبوعياً باستخدام استقصاءات مجهولة الهوية أو استطلاعات سريعة لقياس معنويات الفريق وعبء العمل والاتصال، والقيام بتوقعات شهرية بشأن ما يعمل وما لا يعمل وما ينبغي عمله وما ينبغي أن يحاول بعد ذلك، والرئيس هو العمل على ردود الفعل يفقد الثقة إذا كان يشاطرها الشواغل ولا تتغير.

برامج الصحة والمبادرات الصحية

:: الاستثمار في الصحة البدنية يدعم القدرة على التكيف مع الأمراض العقلية، والنظر في تقديم الدعم لأعضاء الجمنازيوم، والمكاتب الدائمة، والتقييمات الخاطئة، أو التحديات المتعلقة بالخير (مثل مسابقات الخطوة، وتتبع التهذيب)، وحلقات العمل المضيفة بشأن التغذية، والنظافة الصحية للنوم، والظواهر المهيمنة، وتشجيع عقد الاجتماعات المشيّة، والاختراق المنتظم للشاشات، وتشدد منظمة الصحة العالمية على أن منع الاحتراق يتطلب إدخال تغييرات تنظيمية وبرامج دعم فردية على حد سواء.

التجمعات الاجتماعية غير الرسمية

فالصلة الاجتماعية هي عائق ضد الإجهاد، إذ تنظم تجمعات منتظمة منخفضة الضغط يمكن لأعضاء الفريق أن يتفاعلوا فيها دون انقطاع في برنامج العمل، أو غداءات الأفرقة أو ليال اللعب أو التطوع، وتبني هذه الأحداث المارادري وتعطي الناس فرصة لتخفيف الضغط معا، كما تساعد على إدماج أعضاء الفريق النائي والمختلط الذين قد يشعرون بالعزلة، وتحافظ على الطول الشامل والخيار لتجنب إضافة ضغوط اجتماعية إلى ذلك.

قياس فعالية استراتيجيات التكيف

لا يمكنك تحسين ما لا تقومون بقياسه، لضمان أن تكون جهود بناء قدراتكم على التكيف مختلفة، وتتتبع المؤشرات الكمية والنوعية على السواء مع مرور الوقت، وهنا أكثر القياسات والأساليب فائدة لتقييم الأثر.

استقصاءات الموظفين وفحص النبض

وتشكل الدراسات الاستقصائية أكثر الطرق مباشرة لقياس مستويات الإجهاد التي يتصورها أعضاء الفريق، والمعنويات، والترضية، واستخدام أدوات مصدق عليها مثل جدول الإجهاد المتصور، أو إيجاد أدوات خاصة بك مع الأسئلة المتعلقة بوضوح عبء العمل والسلامة النفسية والدعم، وإجراء دراسات استقصائية فصلية، وإبقائهم مجهولة المصدر، وتبادل النتائج الإجمالية مع الفريق لبناء الشفافية، وبحث الاتجاهات: إذا كانت درجات الإجهاد تنخفض، وتزداد درجات المشاركة، واستراتيجياتكم.

بيانات الأداء والإنتاجية

فتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية التي تتسم بالحساسية من الإجهاد، مثل معدلات إنجاز المشاريع، ومعدلات الخطأ، ومواعيد الدورات، وسجلات رضا العملاء، وكثيرا ما تتابع التحسينات في هذه القياسات التحسينات في رفاه الفريق، غير أن توخي الحذر من عدم استخدام مقاييس الإنتاجية بشكل عقابي، يتمثل الهدف في معرفة ما إذا كان الحد من الضغط يمكن من تحقيق ناتج أفضل، وليس الضغط على الناس أكثر، والمقارنة بين البيانات قبل تنفيذ مبادرات المرونة وإلغاء أثرها.

معدلات الغياب وارتداد الأسعار

إن التغيب الشديد هو علم أحمر للإجهاد المزمن، إذ رصد استخدام الإجازات المرضية، وعدم تحديد مواعيدها، ومعدلات الدوران، ويشير الاتجاه الآخذ في الانخفاض في هذه الأرقام إلى أن مستويات الإجهاد آخذة في الانخفاض والاحتفاظ بها آخذة في التحسن، ويتعمق في إجراء المقابلات مع أعضاء الفريق المغادرين لفهم ما إذا كان الإجهاد أو الحرق يؤدي دورا، وتوفر جمعية إدارة الموارد البشرية معايير لمعدلات الدوران من جانب الصناعة، مما يمكن أن يساعدكم على تحديد أرقامكم.

مقاييس المشاركة والصحة

وكثيراً ما تشمل الدراسات الاستقصائية المتعلقة بمشاركة الموظفين مسائل تتعلق باليقظة والتفاني والاستيعاب في العمل، وجميعها تتصل بالإجهاد، وتتابع القياسات المتصلة بالصحة مثل استخدام خدمات برنامج العمل البيئي، والمشاركة في برامج الرعاية الصحية، والشكاوى المتعلقة بالصحة البدنية التي تبلغ عنها ذاتياً (مثل الصداع، والإرق)، وإذا كان لديك إمكانية الحصول على بيانات إجمالية عن مطالبات الرعاية الصحية (مع حماية الخصوصية)، فيمكنك رصد الاتجاهات السائدة في مجال الغاز الطبيعي.

التغذية الرجعية النوعية والمراقبة

وتكشف الأرقام عن جزء من القصة، ولكن الأفكار النوعية عن السبب، إذ تجري أفرقة التركيز، أو مقابلات واحدة، أو تلتمس تعليقات مفتوحة في الدراسات الاستقصائية، وتراقب ديناميات الأفرقة أثناء الاجتماعات: هل الناس يتكلمون علنا؟ وهل هناك آثار على الإهمال أو فض الاشتباك؟ فالقيادات التي تمارس " الإدارة عن طريق السير " (فيزيائيا أو عمليا) يمكنها أن تلتقط صورة عن المكعبات الكميائية.

خاتمة

فالإجهاد جزء لا يمكن تجنبه من العمل الحديث، ولكنه لا يحتاج إلى تحديد أداء فريقكم أو ثقافته، فهماً للكيفية ظهور الإجهاد في ديناميات الأفرقة - من خلال انهيار الاتصالات، والنزاع، وانخفاض الإنتاجية، والحرق - يمكن أن تتخذوا خطوات استباقية لبناء القدرة على التكيف معاً، والاستراتيجيات والأنشطة المبينة في هذه المادة ليست ذات طابع غير متكرر؛ وهي تتطلب ممارسة متسقة والتزاماً بمواصلة التحسين.

بدءاً بتحديد أكبر الإجهاد في فريقكم، ثم تنفيذ ممارسات بناء القدرة على الصمود أو مضاعفتين، وقياس أثرها، وجمع التعليقات، وتكرارها، وستهيئان بمرور الوقت بيئة يشعر فيها أعضاء الفريق بالدعم والقيمة والقدرة على معالجة التحديات دون تذمر، وعودة الاستثمار كبيرة: انخفاض معدل الدوران، وارتفاع الإنتاجية، وتحسين الابتكار، ومكان عمل يرغب فيه الناس حقاً في الظهور والإسهام.

For further reading, explore resources from the American Psychological Association on creating a healthy workplace], Harvard Business Review’s guide to psychological safety, and ] the World Health Organization’s definition of burnout.