كيف فريق التفاهم يحسن تعاونك

وتقدم الرابطة الأمريكية لعلم النفس لمحة شاملة عن التفكير الجماعي ومنعه في موردها A بشأن ديناميات المجموعات ، ومن الناحية العملية، فإن إحدى أكثر المضادات فعالية هي إنشاء ثقافة " فريق مصغر " - وهي مجموعة فرعية مكلفة تحديداً بإيجاد عيوب في الخطة الحالية، وعندما تكون هذه الممارسة جيدة، فإنها تحول هوية الفريق من " يجب أن نتفق " إلى " .

اللفاف الاجتماعي

والارتقاء الاجتماعي هو اتجاه الأفراد إلى بذل جهد أقل عند العمل في فريق ما مقارنة بالعمل وحده، وهو أمر شائع بصفة خاصة في الأفرقة الكبيرة التي تكون فيها المساهمات أقل وضوحا.

• Making individual contributions visible.] For example, assign specific sections of a report to named people, or use a task board where each member’s name is attached to their tasks.
• ] استخدام تقييمات الأقران ] كجزء من العملية، مع العلم بأن زملاء الفريق سيستعرضون جهودكم، يزيدون من المساءلة، ويستمرون في إجراء تقييمات بناءة: " ما الذي فعله هذا الشخص لمساعدة الفريق؟ وما الذي يمكن أن يفعله بشكل مختلف؟ "
• Keeping groups small] (ideally 4-7 members) to reduce diffusion of responsibility. If a larger group is unavoidable, break into sub-teams for specific deliverables.

ومن الأسباب الأكثر غموضا للتشهير الاجتماعي تصور أن جهد المرء زائد عن الحاجة، ومن الواضح أن مساهمة كل عضو في هذا الصدد فريدة، ففي فريق معني بخلق المحتوى، يمكن لشخص واحد أن يكون مسؤولا عن البحث، وآخر عن الكتابة، وثالث التحرير، وعندما يرى الأعضاء كيف تناسب مقطعه مع الجميع، يكون دافعه أكثر هو القيام به.

النزاع العاطل

ولا يكون كل النزاع سيئا، ولكن عندما يصبح شخصيا أو مزمنا، فإنه يمكن أن يشل مجموعة، وتشمل الإشارات أصواتا مثارة، أو تجنب أعضاء معينين، أو الحجج المتكررة التي لا تحل أبدا.

• ]Setting a “conflict protocol”] at the start of the project: e.g., “We will take a five minute break if emotions escalate, then revisit the issue.” Agree on a neutral phrase anyone can use to call for a break, such as “Let’s pause and breathe.”
• ][ استخدام وسيط من طرف ثالث ][ ]مدير أو ميسر خارجي[ في المنازعات المتأصلة، ويتمثل دور الوسيط في ضمان الاستماع إلى كل طرف وتوجيهه نحو حل مقبول من الطرفين.
• ] Reframing the conflict] as a shared problem to solve rather than a win-lose debate. For example, instead of argue over which marketing channel to use, ask “ What outcome are we trying to achieve, and how can we test both channels on a small scale?

وعندما ينشأ النزاع عن قيم مختلفة )مثل السرعة مقابل الجودة(، قد يحتاج الفريق إلى أن يتشارك في ترتيب هرمي للقيمة بالنسبة للمشروع، مما ينتقل من " طريقي إلى " إلى " ما هي المبادلات التي نرغب في إجرائها؟ " وهذه النُهج المنظمة تمنع الصراعات من أن تصبح شخصية وتبقي التركيز على العمل.

استراتيجيات تعزيز التعاون الفعال

بناء على فهمكم لسلوك المجموعات، هنا استراتيجيات قابلة للتنفيذ لتعزيز التعاون في أي فريق.

Establish Clear Roles from the Start

ويمكن استخدام مصفوفة " RACI " (مسؤولة، قابلة للمساءلة، ومستشارة، ومطلعة) لتوضيح التوقعات، وبالنسبة لأفرقة صغيرة، يمكن أن تؤدي أدواراً تناوبية مثل الميسر، ومدبرة الوقت، ومقدمة الملاحظات، يمكن لكل اجتماع أن يبقي الجميع على استعداد، بالإضافة إلى الأدوار الرسمية، لمناقشة تفاصيل غير رسمية: طلب من أعضاء الفريق أن يفكروا في تفاصيل عن طبيعة عملهم وكيف يمكن أن تخدم أفضل.

المجموعة المشتركة

فبدلاً من فرض المعايير، إشراك الفريق في إنشاءها، قضاء 10 دقائق في الجلسة الأولى من التفكير: " كيف نريد العمل معاً؟ " نكتب اتفاقات بشأن حسن التوقيت والمشاركة والتغذية المرتدة واتخاذ القرارات، ونعيد النظر في هذه القواعد دورياً لكي تتكيف مع تطور المجموعة، كما تتفق الأفرقة النائية على معايير الاتصال المتسرع مثل أوقات الاستجابة المتوقعة في غضون ساعات العمل وما إذا كان من المقبول.

وتتمثل إحدى الأساليب الفعالة في وضع " دليل تشغيلي شامل " يشمل المعايير، وأفضليات الاتصالات، بل وأساليب العمل الفردية )مثل " أفضل قراءة الوثائق قبل الاجتماعات " أو " أحتاج إلى الصمت لإرسال جدول أعمال قبل الوقت " ( وعندما تكون أفضليات كل شخص شفافة، يمكن للأعضاء أن يستوعبوا بعضهم بعضاً بشكل أكثر رشاقة.

تعزيز السلامة النفسية

السلامة النفسية - الاعتقاد بأن بإمكانكم التكلم دون خطر العقاب أو الإذلال - هو أهم عامل واحد لأداء الفريق، وفقاً لمشروع أورسطو في غوغل، ويمكن للقادة أن يعززوه عن طريق وضع نماذج للضعف (مثل قبول الأخطاء) ودعوة الآراء المخالفة، والاستجابة بتقدير للأخبار السيئة.

وفي الممارسة العملية، يمكن قياس السلامة النفسية بدراسة استقصائية بسيطة: " في هذا الفريق، يمكنني أن أثير مشاكل وقضايا صعبة " و " إذا ارتكبت خطأ، فإنها تُحتج ضدي " )محور عكسي(، واستخدام النتائج لتحديد المجالات التي ينبغي تحسينها، والإجراءات الصغيرة، مثل شكر شخص ما على الإشارة إلى عيب أو إعادة وصف الفشل كفرصة للتعلم، وبناء ثقافة تُقدر فيها المحبة على نحو مُبَّدَّدَّد.

استخدام نظام تسجيلات مُهيَّأة

فالعمليات المنتظمة لا تتعلق فقط بالتقدم المحرز - بل تتعلق بصحة المجموعات - إذ تحدد جدولاً زمنياً مدته ٥ دقائق " التحقق من العملية " في نهاية كل اجتماع: " ما الذي نجح في كيفية تفاعلنا اليوم؟ وما الذي يمكن أن نحسنه؟ " إن هذه العادة البسيطة تطبيع التفكير وتلحق بقضايا صغيرة قبل أن تصبح كبيرة، أما بالنسبة للمشاريع الطويلة، فيجري " فحصاً صحياً " باستخدام إطار مثل " فحص صحة فريق السندات " ، أو نموذج " .

التبرعات المعلنة

فالاعتراف يعزز السلوكيات المنشودة، ولا يعترف بالنتائج فحسب، بل أيضا بالجهود التعاونية: " أقدر كيف تستند ماريا إلى فكرة توم لتعزيز الاقتراح " ، ويواجه الاعتراف العام التعبئة الاجتماعية ويبني التماسك، وفي الظروف الافتراضية، يستخدم قناة سلاك مخصصة أو فرعا في الرسالة الإخبارية للفريق لإبراز المكاسب التعاونية، على وجه التحديد: بدلا من " العمل الجيد للجميع " ، يقول " شكرا للأليكس على بقائه في وقت متأخر على الانتهاء من التحليل " .

Leverage Technology to Support Collaboration

وفي حين أن ديناميات المجموعات تتفهم في المقام الأول السلوك البشري، فإن الأدوات المناسبة يمكن أن تضخم الديناميات الإيجابية، واستخدام وثائق تعاونية (مثلاً، وثائق غوغل، رقم) تتيح المشاركة في التحرير والتعليق - وهذا يقلل أيضاً من اختناقات " انتظاراً للتعليق " ، كما أن أدوات الفيديو المتزامنة (مثل لوم) تتيح لأعضاء الفريق تبادل المعلومات دون تحديد مواعيدها.

ما بعد القواعد الأساسية:

وبالنسبة للفئات التي تريد المضي قدماً، فإن تنظر في هذه المفاهيم الأعمق من علم النفس الاجتماعي.

نظرية الهوية الاجتماعية

فالناس يستمدون جزءا من هويتهم من أعضاء المجموعات، وعندما يشعر التعاون فيما بين المجموعات )مثل التسويق ضد الهندسة(، فإن من شأن الأفضلية في المجموعة أن تفسد التعاون، وتواجه ذلك من خلال إيجاد هدف خارق يتجاوز حدود الإدارات، أو من خلال تناوب أعضاء السوق عبر المجموعات الفرعية لبناء روابط شاملة، مثلا، يمكن لفريق إطلاق المنتجات أن يضم أعضاء من السوق والهندسة والبيع يعملون معا على نحو وثيق.

وعندما يكون النزاع بين المجموعات مرتفعاً، تستخدم تقنية " فصل الجاموس " : مهام الهيكل بحيث يكون لكل مجموعة فرعية قطعة من اللغز الذي يحتاجه الآخرون، مما يحفز التعاون ويكسر القوالب النمطية، وفي مشروع مشترك بين الإدارات، يتيح لكل إدارة إمكانية إنجاز فريدة من نوعها، وهي أساسية للتسويق النهائي الذي يوفر معلومات عن العملاء، ويبني الهندسة النموذج الأولي، ويصبح التعاون مع الجميع أمراً لا يتوقف على ضرورة.

الاستقطاب الجماعي

وكثيرا ما تتخذ المجموعات قرارات أكثر تطرفا من قرارات الأفراد وحدها، وإذا كان فريقكم يميل إلى التحوط بالمخاطر (أو الحذر المفرط)، فإن استخدام أسلوب " قبل الوفاة " : تخيل مستقبل فشل فيه القرار، ثم تمزق الأفكار الخاطئة، وهذا يضفي على الثقة المفرطة ويعرض المخاطر الخفية، ويظهر " الاستقطاب اللاحق " على القرارات السابقة (النجاح والفشل) أن هناك احتمالا للتنوع الجامح.

The Ringelmann Effect

وقد أظهرت هذه الدراسة الكلاسيكية أن الجهد الفردي ينخفض مع ارتفاع حجم المجموعات، حتى في المهام البسيطة، وأن الترياق هو تصميم مهام من شأنها أن تكون مساهمة كل عضو فريدة ومترابطة، ولا يمكن لأحد أن يقطع شوطاً لأن العمل لا يمكن أن يسير بدونها، وفي الممارسة العملية، تجنب تقسيم العمل إلى أجزاء متوازية متطابقة (مثلاً " كل شخص يكتب جزءاً واحداً " )، بل يخلق تبعات متتابعة:

خاتمة

إن فهم سلوك المجموعات يحول التعاون من مسعى تجريبي وزائد إلى عملية يمكن التنبؤ بها ويمكن إدارتها، ومن خلال الاعتراف بالأدوار، ووضع المعايير، وبناء الوئام، والتصدي بصورة استباقية للتحديات مثل الاختناق الجماعي والتشهير الاجتماعي، يمكن أن تفكك الإمكانات الكاملة لأي فريق، ولا يرى المتعاونون الأكثر فعالية من يعملون بجد بمفردهم، بل من يعرفون كيفية تسخير المعلومات الاستخبارية الجماعية للمجموعة.